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教学类档案管理细则
更新时间:2010-4-30 11:09:10    阅读次数:9681
     教学档案工作在我院档案工作中处于极为重要的位置,是学院中心工作之一。为了加强教学档案工作,充分发挥其在学院教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用,提高教学档案的质量和科学管理水平,逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化,更好地为学的发展服务,制定本管理细则。
一、教学档案工作的基本原则
(一) 凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。
  (二) 教学档案是教学管理的重要组成部分,纳入教学管理制度,作为考核教学管理水平的标准之一。教学档案管理要做到“四同步”,即:下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学材料形成积累情况同步;评审、鉴定、教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步;考评教学管理与考评教学档案管理工作同步。
  (三) 教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一,是反映我院教育发展与教育改革的重要依据之一,是学校档案的重要组成部分。教学档案应实行集中统一管理,凡属永久性保存的教学档案一律移交院档案馆保存,不属永久保存的材料由系(部)档案室保存(二级管理)。
  (四)系(部)管理部门应明确配备相应的档案干部,统一管理本部门教学文件材料,并按期向档案馆移交教学档案。属系(部)管理的教学档案移交系(部)档案室。
  (五) 归档的教学材料必须有参考价值和凭证作用;必须遵循其自然形成规律保持有机联系;保证完整、系统、准确。
  (六) 实现教学档案从经验管理向科学管理转变,逐步实现现代化管理。
二、归档范围
(一) 教务部的归档内容:
  1.综合
(l)教学改革、培养目标、培养规格等方面的指示、规定、办法;
(2)有关教学的规章制度、调研报告、会议记录、总结;
(3)统计报表;
(4)教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料;
(5)调整专业设置、重点学科论证、申报、审批材料;各专业教学计划;
(6)各专业课程试题库;
   2.招生
录取材料及新生名单、入学成绩;
  3.学籍管理
 (1)成绩总册(包括二学历);
 (2)学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)。
  4.毕业生
  毕业证书名册。
  5.学位
 (l)学位委员会授予各层次学位清册;
 (2)本科生学位评审材料。
  6.教材
  自编、主编教材。
(二) 院级档案室教学档案收集保管范围:
1.学科、专业、实验室建设计划、总结材料;
2.各专业教学大纲、课程建设要求及安排;
  3.校历表、课程表;
4.教师教学任务书;
5.教师工作量核算、登记材料;
6.典型教案、重要备课记录;
7.自编、主编教学指导书、实习指导书;
8.毕业论文及评审意见;
三、归档程序
(一) 形成积累
  l.每新学年开始后,向各站点布置形成积累教学文件材料的任务,并由院领导落实到各院工作中。
  2.站点档案员按文件材料归档分类表分别积累教学文件材料,并定期整理。
  (二) 整理组卷
  1.坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则,由教学管理部门的专(兼)职档案员负责将材料向档案部门移交。
  2.根据教学材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的材料组成一卷,同一内容的材料数量多时可分别组成若干卷,每卷不超过100页。也可以根据文件材料的内在联系,对问题单一,文件较少者按不同内容组成薄卷。
  3.卷内密不可分的文件材料按正件在前附件在后,印件在前定稿在后,批复在前请示在后的要求排列。
  4.卷内材料一律拆除金
属物,右边、下边、整齐后分别用线绳装订,对破损的材料应进行修补。  5.各种材料大小均为16开(学籍册为8开),文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内。  
6.按顺序编排页号,无论单面或双面只要有文字,均应一面编写一个页号,页号位置在非装订线一侧的上角。不装订的以件为单位,并在右上角加盖有单位名称、档号、件号的印章,按顺序填上件号。
7.填写卷内目录及备考表。
8.填写案卷封面各栏目,标题要简短、准确。
9.归档的教学材料必须字迹工整(严禁圆珠笔、复写字迹),格式统一,签字盖章手续完备。
(三) 归档验收
1.移交档案时交接双方必须当面检查验收,检查文件材料是否完整、齐全,排列书写是否符合要求,标题是否确切。凡不符合规定要求者,接收人应拒绝接收,并限期改正补交。
2.填写案卷目录一式两份。下面注明检查人、移交人、接收人姓名及年、月,双方各执一份。
3.教学综合管理文件次年7月或3月底前归档,其它各类材料完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业),一次归档。有其它问题的可适当延缓归档。
四、教学档案工作岗位责任制
(二) 教务科领导的职责
1.协助档案馆制定和健全有关管理制度,把教学档案纳入教学管理和教务员的岗位职责之中,并监督执行
2.协助档案馆做好有关基层单位教学档案归档的业务指导和监督检查工作,保证教学档案质量。
(三) 各单位教学档案干部职责
1、做好本单位教学文件材料的形成积累工作。
2、将收集、积累的文件材料整理组卷装订,做到组卷合理、编目清楚、标题准确、装订整齐,并及时向档案馆移交。
3、做好存放在单位的教学档案的分类组卷,及时向学院档案室移交。
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